هر آنکه رنگ ما بگیرد به عرش کبریا نشیند



اهمیت داشتن استراتژی سیاست ها و عملیات منابع انسانی

اهمیت داشتن استراتژی سیاست ها و عملیات منابع انسانی


ممکن است بپرسید که آیا به یک سیاست و استراتژی برای کسب و کار خود نیاز دارید یا خیر؟

پاسخ به این سؤال بسیار ساده است چون، کارکنان برای شما کار می کنند. با توجه به ماهیت انسانی پرسنل، آنها محدودیت ها را آزمایش کرده و در شرایط کاری به صورت خلاقانه عمل می کنند، بنابراین، شما نیاز به یک استراتژی برای توسعه، برقراری ارتباط و اجرای مجموعه ای از سیاست ها و شیوه هایی دارید که منعکس کننده استانداردهای رفتار قابل قبول شما باشد.

اما توجه داشته باشید که، یک سیاست استراتژیک و راهبردی بیش از آنکه مرزها را بسازد؛ نیازهای کارکنان را تشخیص داده و به رسمیت می شناسد.

تعجب نکنید که کارکنان با تنوع اخلاقی هر کدام به صورت متفاوت عمل می کنند، سیاست ها و عملیات مورد نظر بر منای همین تفاوت ها عمل می کنند. به عنوان مثال، برخی از مردم ترجیح می دهند که یک سیاست کلی نوشته شده برای همه چیز وجود داشته باشد، در حالی که برخی دیگر به هیچ وجه هیچ سیاستی را نپذیرفته و منتظر می مانند که همه چیز طبق شرایط پیش برود. هیچ گونه افراط در محیط کاری منجر به بهره وری سطح بالا نخواهد شد. تنها راه ایجاد سیاست ها و شیوه هایی است که، بر هدف اصلی که همان بهبود عملکرد فردی در محیط کار است، تمرکز داشته باشد.

هنگامی که به عمق مسئله توجه کنید در می یابید که، بهبود عملکرد تنها با تنظیم انتظارات و عمل به آنها حاصل خواهد شد. تمرکز در کسب و کار تنها دربردارنده ی اهداف خاصی نیست، بلکه در مورد چگونگی دستیابی به آنها است. و همین "چگونگی" بر مسئولیت هایی که در روند استراتژیک ایجاد می کنید، تأثیرگذار خواهد بود.

 

بنابراین چگونه می توانید اطمینان حاصل کنید که، کارکنان شما انتظارات واضحی داشته و با رفتار صحیح به ساختن شرکت شما کمک می کنند؟ پاسخ در روشی که شما بر مبنای چهار عنصر کلیدی مربوط به توسعه و استقرار سیاست ها و شیوه های شما،ازقبیل: نقش ها، قوانین، عواقب و ابزارها، ایجاد می کنید، دریافت خواهد شد.

 

نقش ها

مردم دوست دارند درک درستی از نقش خود و همچنین نقش دیگران را در یک شرکت داشته باشند. هر تیم موفق دارای مواضع خوبی برای اعضای خود است: هر کس می داند چه وظایفی داشته، و چطور باید آنها را انجام دهد و عملکرد آنها چگونه می تواند بر خودشان تأثیر گذار باشد. این بدان معنی است که، در کسب و کار، شما نیاز به ساختارهای گزارش دهی روشن داشته تا نشان دهد که چه کسانی فعال بوده و وظایف برای اجرا شدن در سازمان چگونه هستند.

این رویکرد نه تنها به ساختارهای درون اداری بلکه برای پروژه های شرکت یا ادارات داخلی آن نیز اعمال می شود. علاوه بر این، تعریف نقش یک بخش،  پایه ای از ایجاد انتظارات روشن برای عملکرد هر کارمند است.

 

قوانین

مدیران و کارکنان باید درک درستی از رفتارهای قابل قبول و غیر قابل قبول در شرکت داشته باشند. متأسفانه در محل کار امروزی، کارفرما مسئول رفتار بد یک کارمند می باشد، خصوصاً هنگامی که رفتار بد این کارمند بر سایر کارکنان، مشتریان یا افراد تأثیرگذار باشد. داشتن مجموعه ای روشن از انتظارات رفتاری، امری مهمی برای عدم موافقت شما با رفتار ناشایست کارمندتان می باشد.

 

تعیین استانداردهای رفتارهای مشخص در قالب قوانین، چارچوبی برای شناسایی و رسیدگی به نقض این استانداردها را ایجاد می کند. اگر شما تنها به استانداردهای عمومی تعریف شده که به درستی مستند نشده اند، تکیه کنید، تخلفاتی رخ خواهد داد که، نیاز به رسیدگی سریع خواهد داشت. اغلب نتیجه ی چنین اختلافاتی مراجعه به مرکز دادرسی می باشد.

 

عواقب

مهم است که شما به طور واضح پیامدهای ناشی از نقض استانداردهای رفتاری تعیین شده را به کارمندان خود منتقل کنید تا، آنها از انتظارات کارفرما نسبت به خود آگاهی داشته و هشدار عادلانه ای در برابر نقض انتظارات داشته باشند. علاوه بر این، پیامدهای روشن به شما کمک می کند تا، به کارکنان خود این اطمینان را  بدهید که در برخورد با رفتارهای نامناسب هرگز محدود نخواهید بود.

 

برای ایجاد این استانداردها و عواقب نقض، نیاز است، تمرکز خود را  روی شناسایی رفتار های غیر مجاز کارکنان گذاشته و آنها را یادداشت نمایید. این ضروری است که، بدانید در صورت مشاهده ی کدام رفتار از کارمند خود سریعاً او را اخراج خواهید نمود. همچنین لازم است که مسائل مربوط به رویکردی که منجر به انظباط کاری بیشتر کارکنان می شود را، بررسی کرده و مراحل آن را مشخص نمایید.

 

طبیعتاً، افراد بسیار پیچیده هستند، به گونه ای که در لحظات مختلف واکنش های خاصی بروز داده و شما را شگفت زده می کنند. به جز نقض هایی که باعث عصبانیت شدید می شود، معمولاً نقض قوانین توسط کارکنان، می تواند برای آنها درسی عاقلانه، بوده و بتوانند از آن برای تقویت شخصیت خود استفاده نمایند. همچنین این رویکرد شما را قادر می سازد تا، کارکنان با تجربه ی خود را حفظ کرده، و  برای بهبود و آموزش آنها سرمایه گذاری نمایید.

 

نکته ی قابل توجه این است که، مدیران اغلب در عملکرد کارکنان خود دچار ناامیدی می شوند، درصورتیکه هرگز به وضوح انتظارات خود را نسبت به این کارکنان اعلام نکرده اند. اگر قصد ندارید انتظارات خود را به صورت روشن بیان کنید، عواقبی که در صورت نارضایتی برای کارکنان در نظر می گیرید، ممکن است ناعادلانه باشد. این بسیار مهم است، زیرا کارمندانی که احساس می کنند به طور ناعادلانه ای با آنها رفتار شده است، می توانند مسئولیت های زیادی را ایجاد نمایند. در بسیاری از موارد، مسئله کلیدی این است که، آیا  واقعا در با انها به صورت ناعادلانه رفتار می شود یا خیر، و اینکه آیا کارمند احساس می کند یا متوجه می شود که، مدیران به طور ناعادلانه رفتار می کنند.

 

عواقب این مسئله تنها به کارمند آسیب دیده ختم نمی شود. اگر کارفرمایان به وضوح انتظارات خود را به یک کارمند گزارش نکرده باشند، احتمال زیادی مجود دارد که کارکنان دیگر با آنها همکاری نکرده و فعالیت خود را متوقف نمایند یا اینکه به همکاری با کارمند آسیب دیده بپردازند. زیرا این یک امر طبیعی است که کارکنان متعجب شده و با خود بگویند: " اگر این اتفاق برای من افتاد، چه؟" برای جلوگیری از ایجاد اثر منفی مانند واکنش زنجیره ای، می بایست در مورد تمام انتظارات خود با همه ی کارکنان بحث و گفتگو نموده و شفاف سازی نمایید. در این صورت، مورد احترام اکثر کارکنان خود قرار خواهید گرفت.

 

ساختن یک شرکت بزرگ با توجه به اینکه مردم  چگونه با یکدیگر همکاری می کنند، نیازمند تلاش زیادی می باشد. ایجاد سیاست ها و شیوه ها می تواند تعاملات کارکنان را بهبود بخشیده، و با آگاهی کارکنان از این روش ها، بروز تخلفات و موانع به حداقل خواهد رسید.

 

ابزارها

ابزارها به این سوال پاسخ می دهند که شما چگونه افرادی که کارکنان دیگر را در شرکت شما مدیریت می کنند را، مورد حمایت خود قرار می دهید. هنگامی که با یک مسئله ی پرسنلی خاصی مواجه شدید، چه منابع برای آنها در دسترس دارید؟ آیا آنها یک بخش مربوط به خود یا راهنمایی دارند؟ در مورد آموزش منظم در سیاست ها و شیوه های شرکت، و ایجاد فرم های ساده برای استفاده هنگام برخورد با مسائل خاص چه؟ آیا شما به آنها دستور کار روشن با کارکنان منابع انسانی یا نمایندگان قانونی داده اید؟ آیا منابع شما به صورت آنلاین در دسترس هستند؟

 

ابزارهایی از این قبیل، برای کمک به جلوگیری از اختلافات قضایی، به حداقل رساندن زمان لازم برای مقابله با مشکلات و افزایش بهره وری کارکنان، بسیار حیاتی هستند. از آنجایی که بسیاری از صاحبان کسب و کارهای کوچک از این منابع آگاهی لازم را نداشته و مطمئن نیستند که در چنین مواقعی راهنمایی برای آنها وجود خواهد داشت تا به آن مراجعه کنند، ممکن است از وکلا و مشاوران انسانی برای پرداختن به چنین مسائلی بهره ببرند. کسب و کارهای دیگر از سازمان های حرفه ای کارفرمایی برای ایجاد یک بخش منابع انسانی کامل، استفاده می کنند.

 

رویکرد شما هر چه که باشد، کلید موفقیت این است که، زمان و منابع خود را برای ایجاد یک سیاست و راهکار عملی برای کسب و کار خود، صرف نموده و آنها را قبل از نیاز، تهیه نمایید. این یک سرمایه گذاری است که می تواند سود بزرگی در زمینه ی افزایش بهره وری و کاهش داد و ستد، برای شما به ارمغان آورد. به طور کلی این  یک جزء ضروری از استراتژی جامع منایع انسانی است.